Jak ušetřit peníze i lesy? Komunikujte elektronicky.

Tento článek byl napsán v roce 2022. Pokud hledáte aktuální informace k tomuto tématu, neváhejte nás kontaktovat na office@arws.cz nebo telefonicky na +420 245 007 740. Rádi vám poradíme.

Na konci článku najdete naši aktuální publikaci ke stažení a můžete se podívat na nejnovější webinář.

Víte kolik ročně utratíte za poštovní služby? Od 1. 2. 2023 Vás doporučené psaní ekonomické bude stát 62,- Kč, s dodejkou dokonce 85,- Kč. Pokud takových zásilek měsíčně pošlete 100, jste na částce 6.200,- Kč, resp. 8.500,- Kč. Když připočteme ještě náklady na papír, tisk, obálky atd., už se opravdu nejedná o zanedbatelnou částku. (Obyčejné ekonomické psaní pak stojí 23,- Kč). 

Řešením je aktivní používání datových schránek. Zřídit datovou schránku (pokud Vám ještě státem nebyla zřízena povinně) si můžete jednoduše zdarma a s úřady následně komunikujete rovněž zcela zdarma. Poštovní datové zprávy zasílané soukromým subjektům sice zdarma nejsou, nicméně od 1. 1. 2023 zaplatíte pouze 10,- Kč. Cenový rozdíl mezi dopisem a poštovní datovou zprávou je tak stále velmi vysoký. A jistota doručení a srozumitelných informací o něm je jistě u systému datových schránek výrazně vyšší než u poštovní přepravy, často stižené lidskou chybou. 

Příklad úspory:

Nejen tedy že používáním datové schránky ušetříte peníze, šetříte i lesy a přispíváte k větší udržitelnosti – výborný vstup do vašich „zelených“ závazků, použitelné do ESG. 

Korespondenci vyřídíte kdykoliv a kdekoliv, nejste tak limitováni otevírací dobou pošty a snadno prokážete odeslání i doručení zásilky. Pokud chcete mít jistotu, že i smluvní ujednání o doručování odpovídá praxi (včetně datových schránek), může pomoci právní revize v rámci služby smlouvy a vyjednávání. 

Jaká úskalí na Vás při využívání poštovních datových zpráv čekají? Nejdůležitější je mít v předmětných smlouvách se soukromými příjemci zpráv zakotvenou možnost doručování prostřednictvím datových schránek. Často se totiž stane, že ve smlouvách je doručování výslovně omezené na např. doporučený dopis s doručenkou. Tuto doručovací klauzuli je tak třeba upravit, aby vyhovovala i možnosti doručování písemností prostřednictvím datových schránek. A i když o doručování nemáte s potenciálním příjemcem dohodnuto nic, i tak je vhodné postavit si najisto např. akceptaci elektronických právních jednání přiložených k poštovní datové zprávě.

A jak je to s doručováním datových zpráv? V praxi se podobné otázky často promítají do sporů o to, zda byla výzva, odstoupení nebo reklamace doručena řádně, což rozebírá i článek Spory z obchodní spolupráce: Jak je právně řešit a jak předejít zbytečným ztrátám. Datová zpráva je považována za doručenou v okamžiku, kdy se uživatel s oprávněním číst datovou zprávu přihlásí do datové schránky (tudíž ještě předtím, než předmětnou datovou zprávu vůbec otevře, ani ji totiž otevřít nemusí). V případě, že se uživatel do datové schránky nepřihlásí během lhůty 10 dnů, nastává tzv. doručení fikcí. V takovém případě je desátým dnem po dodání zprávy do datové schránky zpráva považována za doručenou. Ano, opravdu i v soukromé sféře. 

Pokud tedy chcete ušetřit své peníze, pomoci přírodě a vylepšit svůj ESG profil a nejste si jisti, zdali můžete dle smlouvy datovou schránku využívat, neváhejte se nám ozvat a my Vám smlouvu zrevidujeme či do ní doručování datovou schránkou vhodně včleníme. 

Stejně tak „umíme“ do smlouvy včlenit možnost komunikace klasickým e-mailem tak, aby doručené zprávy a dokumenty byly pro obě strany právně závazné. Když se následně strany neshodnou na účincích doručení nebo na platnosti jednostranného právního jednání, bývá namístě řešení v rámci obchodních a soudních sporů. Je tedy možné, že Vaše úspora může být ještě vyšší, byť za cenu nižší právní jistoty dané tím, že pro doručení e-mailu neexistuje výslovná zákonná úprava, na rozdíl od poštovních datových zpráv.

U interní i externí komunikace se navíc vyplatí hlídat, kdy už „běžné“ oslovení nebo nabídka může vytvářet právní rizika, jak shrnuje novinka Papírové obchodní nabídky ve firmách: Kdy může marketingová komunikace představovat právní riziko.

V případě jakýchkoli dotazů týkajících se elektronické komunikace se na naše kolegyně neváhejte obrátit - Mgr. Petra Macková a Mgr. Zuzana Liškařová jsou Vám k dispozici.