Jak vymáhat peníze za neoprávněně vyplacené mateřské/rodičovské:

Jak vznikají chyby a odpovědnost mzdové účtárny

Mzdová účtárna je klíčovou součástí tohoto administrativního řetězce, protože právě zaměstnavatel prostřednictvím svých reportů definuje parametry pro výpočet. Pokud účtárna špatně uvede rozhodné období, nezahrne všechny příjmy, nebo naopak opomene vyloučit dny, kdy zaměstnankyně nepracovala, OSSZ vypočte dávku chybně.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře mají s tímto problémem dlouholeté zkušenosti a řeší situace, kdy mzdové účtárny zpětně zjišťují nesrovnalosti v dokumentaci.

Právní rámec dle zákona o nemocenském pojištění je přísný, a pokud přeplatek vznikl proto, že zaměstnavatel potvrdil nesprávné údaje, je povinen tento přeplatek uhradit on.

Právní povinnost vrátit peníze a 5letá lhůta

Jakmile OSSZ zjistí, že vyplatila dávku neoprávněně nebo ve vyšší částce, než náležela, zahájí řízení o přeplatku. Tato povinnost vychází přímo ze zákona o nemocenském pojištění.

Zásadní informací pro rok 2026 je délka lhůty, po kterou může stát peníze vymáhat, přičemž právo na vymáhání přeplatku zaniká až za 5 let od jeho výplaty. To znamená, že OSSZ může provést kontrolu a doměřit přeplatek i za dávky vyplacené před několika lety, což může představovat částky v řádech desítek až stovek tisíc korun.

Zákon rozlišuje zavinění:

• Zavinění příjemce (zaměstnankyně): Pokud dávku vylákala, zamlčela rozhodné skutečnosti nebo ji přijala, ačkoliv musela vědět, že jí nenáleží (tzv. nedostatek dobré víry).
• Zavinění zaměstnavatele: Pokud přeplatek vznikl v důsledku toho, že zaměstnavatel nepodal předepsané hlášení nebo podal hlášení s nesprávnými údaji (§ 118 zákona o nemocenském pojištění). V takovém případě OSSZ rozhodne o povinnosti zaměstnavatele přeplatek uhradit.

V praxi to často vypadá tak, že matka peníze v dobré víře spotřebovala a OSSZ následně zjistí, že chyba byla v podkladech z účtárny. Jelikož matka byla v dobré víře, stát po ní peníze nechce, ale vydá platební výměr přímo na zaměstnavatele.

Tabulka rizik a právní důsledky pro zaměstnavatele

Role zaměstnavatele, OSSZ a mzdové účtárny

Formálně je proces jasný: Zaměstnavatel zasílá data, OSSZ rozhoduje a vyplácí. V realitě roku 2026, kdy je většina komunikace automatizovaná přes VREP/ePortál, se chyby stávají hůře odhalitelnými lidským okem.

Zaměstnavatel ze zákona odpovídá za správnost údajů a nemůže se zbavit odpovědnosti tvrzením, že chybu způsobila externí účetní. Vůči státu je partnerem zaměstnavatel, a pokud externí účetní pochybí, zaměstnavatel musí zaplatit státu a následně škodu vymáhat po účetní firmě soukromoprávní cestou.

Typický scénář nastává, když zaměstnankyně pracuje na dohodu o provedení práce (DPP) nad limit pro účast na pojištění během pobírání PPM u téhož zaměstnavatele.

Mzdová účtárna zapomene tuto souběžnou činnost nahlásit nebo z ní odvést pojistné, což OSSZ zjistí při křížové kontrole. Výsledek je ten, že zaměstnankyně neměla na PPM nárok, vznikl přeplatek a vinu nese zaměstnavatel, který umožnil výkon práce a neoznámil to.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře umí v těchto případech rozklíčovat míru zavinění a pomoci při obraně proti automatickému postupu úřadu. Často se stává, že OSSZ postupuje příliš automaticky a nezohlední specifika daného případu.

Ochranná lhůta a specifika při dalším dítěti

Složitou oblastí je tzv. ochranná lhůta, která slouží k tomu, aby žena, které skončil pracovní poměr v době těhotenství, měla stále nárok na PPM.

Ochranná lhůta činí u žen, jejichž pojištění skončilo v době těhotenství, 180 dnů ode dne zániku pojištění. Pokud však pojištění trvalo kratší dobu, činí ochranná lhůta jen tolik dnů, kolik pojištění trvalo. Mzdové účetní často chybují v tom, že automaticky počítají se 180 dny, aniž by ověřily délku trvání pracovního poměru.

Pokud zaměstnavatel potvrdí do tiskopisů, že ochranná lhůta plyne, ačkoliv podmínky splněny nebyly, a OSSZ na základě toho vyplatí dávku, vzniká přeplatek zaviněný zaměstnavatelem.

Další riziko je u řetězení mateřských, kdy se musí porovnávat denní vyměřovací základ u prvního dítěte s pravděpodobným či skutečným základem u druhého dítěte.

Cílem je použít ten základ, který je pro matku výhodnější, pokud pracovní poměr stále trvá.

Proces vrácení peněz

Proces vymáhání ze strany OSSZ je formalizovaný správní proces, který začíná obvykle oznámením o zahájení řízení o přeplatku. V této fázi má zaměstnavatel právo nahlížet do spisu a vyjadřovat se k podkladům.

Následuje vydání rozhodnutí o povinnosti uhradit přeplatek, proti kterému lze podat odvolání do 15 dnů od doručení. O odvolání následně rozhoduje Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ).

Mnoho firem chybuje v tom, že ignoruje první výzvy nebo se snaží věc řešit telefonicky, což nemá právní váhu. Jakmile uplyne lhůta pro odvolání, rozhodnutí nabyde právní moci a je exekučně vymahatelné.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře doporučují vstoupit do řízení okamžitě po doručení prvního oznámení. V této fázi lze často vysvětlit skutkový stav, doložit správnost údajů a řízení zastavit ještě před vydáním platebního výměru.

Vnitrofiremní zodpovědnost a náhrada škody

Když musí firma zaplatit státu přeplatek (škodu), management logicky hledá viníka uvnitř a zde vstupuje do hry zákoník práce.

Pokud chybu způsobila mzdová účetní v pracovním poměru z nedbalosti, odpovídá za škodu maximálně do výše 4,5násobku svého průměrného měsíčního výdělku. Pokud byla škoda způsobena úmyslně, což je vzácné, tento limit neplatí.

Proces vyžaduje projednání škody se zaměstnancem a písemné uznání závazku, nebo žalobu u soudu. Pozor, i zde běží promlčecí lhůty, proto nelze s vymáháním otálet.

Právníci ARROWS mohou pomoci s formulací dohody o náhradě škody nebo s posouzením, zda k porušení povinností skutečně došlo.

Prevence budoucích chyb

Prevence je levnější než soudní spory, a proto by v roce 2026 měly být standardem automatizované kontroly v mzdových systémech.

1. Dvojí kontrola dat: Údaje odesílané na OSSZ (NEMPRI) by neměly odcházet bez kontroly druhé osoby, zejména u nestandardních případů.

2. Archivace odeslaných podkladů: Uchovávejte elektronická potvrzení o podání po dobu min. 10 let pro účely důchodového pojištění a kontrol.

3. Vzdělávání: Legislativa se mění, proto zajistěte pravidelná školení pro mzdové účetní ohledně aktuálních výkladových stanovisek ČSSZ.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře mohou provést audit vašich pracovněprávních procesů a nastavit systém compliance tak, aby se riziko chyb minimalizovalo.

Závěr

Vymáhání neoprávněně vyplacené mateřské či rodičovské je právně komplexní situace propojující správní řád, zákon o nemocenském pojištění a zákoník práce. Pětiletá lhůta pro doměření přeplatku znamená, že riziko si s sebou firma nese dlouhodobě.

Pokud řešíte výzvu od OSSZ nebo máte podezření na chybu ve mzdové účtárně, je rozumné se poradit s odborníky dříve, než rozhodnutí nabyde právní moci.

Kontaktujte ARROWS advokátní kancelář na konzultace@arws.cz.